Productivité & organisation : Ces habitudes communes aux hyper productifs

Nous connaissons tous des personnes au sein de nos organisations qui donnent l’impression de toujours finir ses tâches à temps et ne se retrouve jamais en situation d’urgence ou ne semble jamais pris de court. Pourtant, ces personnes n’ont pas 25 heures dans leur journée. Comment font-ils donc? Ils ont appris à utiliser le temps différemment, plus efficacement sans avoir recours à des quantités excessives de caféine.
Dans ce billet, nous vous partageons quelques-unes des habitudes relevées chez de nombreuses personnes incroyablement productives.

1. Ils savent s’organiser

S’organiser pour savoir quoi faire et pour l’atteinte de quel objectif. Les personnes productives ont une organisation sans faille qui leur permet de dégager les tâches les plus importantes, les plus urgentes, celles avec moins de valeur. Ils arrivent ainsi à définir leurs priorités et celles de leurs équipes. En terme de priorisation et d’organisation, la matrice d’Eisenhower est une des méthodes les plus prisées. Le principe est de classer les tâches en quatre catégories : important, urgent, les deux, aucun des deux.

matrice Eisenhower

1. a Ils contrôlent leur temps

Les gens productifs ne laissent pas le temps leur échapper. Ils calent des heures précises pour chaque estimant le nombre de temps que cela devrait leur prendre. Des plages spécifiques sont bloquées pour chaque activité et il est difficile pour eux de caler d’autres activités dans leur semaine car, leur préparation leur laisse peu de temps pour les imprévus (même si ces derniers sont souvent prévus par ceux-ci). De manière résumé, ils suivent leur productivité et trackent pour certains leur temps.

1. b Ils savent déléguer

Pour être productif nous l’avons vu, il faut savoir planifier, s’organiser et savoir quelles sont les tâches les plus urgentes et importantes sur lesquelles se concentrer. Par contre ce ne sont pas les seules tâches à effectuer et si vous vous ne souhaitez pas crouler sous le poids de ces dernières, il faut savoir déléguer.

La délégation intelligente des tâches vous aide à rester concentré sur la vue macro et renforce la confiance ainsi que les compétences de ceux qui vous entourent.

1.c Ils savent dire non

Dire non ne veut pas dire être désagréable. Mais les personnes productives partagent ce point commun elles savent dire non aux personnes et ne s’en sentent point gênées. Leur temps est précieux et leur organisation fait qu’ils ne peuvent souvent pas accorder beaucoup de temps aux imprévus.

Si vous êtes dans ce cas, expliquez simplement votre situation et offrez une autre voie d’aide en donnant à la personne des conseils pour qu’elle puisse le faire elle-même. N’est ce pas là une façon de responsabiliser ses collaborateurs?
Plutôt que de leur montrer constamment comment faire les choses, vous pourriez par exemple leur demander de faire des recherches sur le sujet et lui partager des ressources additionnelles.

1.d Ils savent prendre des pauses

Être productif ne veut pas dire être surhumain. Les personnes productives savent prendre des breaks et s’accordent des moments pour eux. C’est en fait un élément crucial de leur succès. Tout comme votre corps a besoin de récupérer après l’entraînement, votre cerveau aussi. Évitez l’écran d’ordinateur pendant votre pause déjeuner, sortez et faites de la marche si possible ou méditez.
Trouvez la méthode la plus adaptée pour vous afin de rafraîchir votre cerveau avant de retourner au travail.

2. Ils commencent tôt leur journée

Le PDG d’Apple, Tim Cook, commence ses matinées à 3 h 45, Sallie Krawcheck, PDG et cofondateur d’Ellevest, se réveille à 4 heures du matin et Oprah Winfrey, Michelle Obama et Indra Nooyi sont connus pour se lever à l’aube.
Ce paragraphe n’est pas de moi. Il émane de la version en ligne de CNBC, mais démontre que se lever tôt est un fait que l’on remarque chez de nombreuses célébrités. De prime abords, se lever tôt offre plus de temps pour préparer sa journée. Si vous êtes du matin, vous pouvez en profiter pour travailler sur des tâches qui demandent de la créativité. En effet, certaines études ont d’ailleurs montré que la volonté et la créativité sont au plus haut à cet instant.

« Les personnes productives savent prendre des breaks et s’accordent des moments pour eux. »

3. Ils évitent les distractions

Les distractions, danger permanent au sein des organisations. Combien de fois n’avez-vous pas vu d’entreprises où vous ne pouvez pas accéder aux réseaux sociaux via leur internet? Ces espaces (avec les applications de messageries), sont en effet devenus une des causes premières de distraction au sein des organisations. Des distractions qui coûtent du temps et surtout de l’argent aux entreprises surtout si l’on considère l’étude de l’université de California Irvine que nous dit que “chaque fois que l’on est distrait, il faut en moyenne 25 minutes pour se recentrer sur sa tâche”.

Les personnes hautement productives connaissent le danger des distractions indésirables et prennent des mesures décisives pour les éliminer. Vous pouvez par exemple mettre votre téléphone écran contre la table pour ne pas être dérangé par le bruit visuel des différentes notifications. Pour que cette méthode marche, vous devez cependant vous éduquer pour ne pas succomber, surtout si vous êtes de ceux qui souffrent de FOMO.
Si vous êtes assis dans un environnement bruyant, n’ayez pas peur de porter des écouteurs ou à vous éloigner de ce collègue bavard.

4. Ils n’hésitent pas à demander de l’aider, des conseils

S’ils savent bien déléguer, les personnes productives savent également quand collaborer. En tant qu’entrepreneur, propriétaire d’entreprise ou manager, vous êtes assez bon pour faire les choses par vous-même. Mais même vous avez parfois besoin d’aide. Entourez-vous de gens qui ont des points de vue et des forces différents.
Demander de l’aide renforce la confiance et crée des relations saines. Vous aurez toujours la possibilité de retourner la faveur.

Voilà, nous venons de passer en revue quelques unes des habitudes communes aux personnes hyper productifs. Même elles semblent avoir un rythme de vie bien différent des autres, les personnes productives restent quand même des humains. Ces quelques astuces alliées à de la motivation et de la discipline personnelle pourrait aider à augmenter le degré de productivité. Vous avez peut-être déjà maîtrisé certaines de ces habitudes, ou en avez développé d’autres qui marchent. Si tel est le cas n’hésitez pas à nous partager ces astuces en commentaires.