La gestion du temps. Un point bien compliqué à appréhender pour de nombreux projects manager. A la question pourquoi cette tâche, qui avait pourtant été planifiée en début de semaine, n’a pas été effectuée, on se retrouve souvent face à des lamentations et des excuses que l’on comprend de plus en plus difficilement. Les chefs de projet, se retrouvent souvent avec des deadlines dépassées depuis belle lurette.
Le respect du calendrier du projet est cependant une contrainte face à laquelle tout chef de projet doit se battre car, le temps gouverne tous les projets. C’est d’une importance primordiale pour toutes les personnes impliquées, des parties prenantes aux membres de l’équipe. L’horloge tourne toujours et vous n’êtes pas sans savoir que plus un projet dure, moins votre entreprise gagne de l’argent dessus. Par conséquent, en plus d’un problème de productivité, un autre lié au business se pose.
Le mieux qu’un chef de projet puisse faire est d’élaborer une estimation précise du temps qu’il faudra pour mener le projet à bien. Comment y arriver? Dans ce billet nous partageons quelques conseils et astuces pour une meilleure estimation du temps par projet.
Qu’est ce que la gestion de temps et pourquoi est ce important?
La gestion du temps est essentiellement la capacité à organiser et planifier le temps consacré aux activités d’une journée. Le résultat d’une bonne gestion du temps est une efficacité et une productivité accrues. C’est un aspect clé de la gestion de projet et implique des compétences telles que la planification, la définition d’objectifs et la définition de priorités pour une meilleure performance.
La gestion du temps est souvent associée aux affaires, mais vous avez besoin de cette compétence dans tous les domaines de la vie. Pour les chefs de projet, il est particulièrement important de posséder des compétences en gestion du temps pour réussir.
Un manque de gestion du temps efficace peut avoir un impact négatif sur un projet à long terme. Tout écart par rapport au calendrier a une incidence sur le coût et la portée d’un projet. Dans la plupart des cas, le temps, c’est vraiment de l’argent. D’ailleurs, des clauses sont souvent incluses dans certains contrats, relativement au respect du retroplanning proposé en début de projet.
L’autre conséquence peut être liée à une augmentation du niveau de stress et la frustration du chef de projet mais aussi des membres de l’équipe.
Comment mieux gérer son temps : quelques trucs & astuces
1. Aller dans le détail pour mieux répartir les actions
Parfois, une activité est trop grande ou complexe pour en faire une estimation fiable. Ainsi en tant que chef de projet, n’hésitez à détailler chaque pan du projet en petites actions et à identifier chaque porteur pour chaque action identifiée. Il devient ainsi beaucoup plus simple d’affecter un temps de travail par tâche, en vous basant soit sur les standards de votre entreprise dans la mise en oeuvre de ce type de tâche ou sur le SLA si vous en avez défini un en interne.
2. Lister les tâches et définir les priorités
La planification est essentielle dans la gestion de projet. Une méthode de planification efficace consiste à identifier toutes les tâches que vous devez effectuer pour mener à bien un projet. Cela peut être fait en créant une liste de tâches (to-do list).
L’étape suivante consiste à hiérarchiser ces tâches. De nombreuses méthodes de priorisation existent. Parmi les plus connues, on retrouve le principe de Pareto pour identifier les tâches qui prennent le moins de temps, mais qui créent le plus de valeur ou la matrice d’Eisenhower pour identifier les tâches qui sont importantes et urgentes.
3. Echanger avec les collègues qui ont déjà travaillé sur des projets similaires
Au sein de votre entreprise, il y a certainement des personnes qui ont déjà géré des projets similaires au vôtre. N’hésitez pas à recueillir leurs conseils et à profiter de leur expérience pour éviter certaines des contraintes qui les ont ralenti.
Ils peuvent vous donner des idées sur une planification efficace et efficiente, y compris une meilleure idée du temps que ce type de projet peut vous prendre.
Une bonne estimation de temps est importante dans la gestion de projet. Même si généralement une marge est appliquée pour faire place aux différents imprévus, il est inconvenant d’avoir de grosses différences entre le temps planifié et la durée finale du projet. Ainsi, pour estimer efficacement le temps, nous vous recommandons de comprendre les attentes liées au projet, de prioriser les activités et tâches, de décider qui prend part au projet et quel est le rôle chacun, et enfin d’estimer la durée.
Bien sûr cette liste n’est pas exhaustive. N’hésitez donc pas à nous partager vos astuces en commentaires afin que nous puissions également en profiter.