En entreprise la productivité des employés est un challenge permanent. A tout instant, le top management ne cesse de chercher la formule magique qui permettra d’accroître la performance individuelle et collective. Travailler plus vite, mais surtout travailler avec plus d’efficacité !
Avec seulement “8 heures” (certains diront que c’est énorme) de travail dans la journée, il est important de tirer le meilleur parti de son temps pour réussir les différentes missions qui nous sont confiées. Pour y arriver, vous avez deux options : augmenter votre rendement (et travailler comme un forcené) ou travailler plus intelligemment. Je ne sais pas pour vous, mais je préfère cette dernière. Travailler plus intelligemment pour accroître ma productivité.
La productivité c’est, selon l’insee, “le rapport, en volume, entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir”. Être productif, c’est donc être efficace, être performant et produire des résultats positifs.
Comment arriver à un tel résultat ? Nous tentons de répondre à cette question à travers cet article.
Commencez par organiser votre semaine et vos journées
Responsable dans une entreprise, quelle que soit sa taille est une charge qui requiert un minimum d’organisation. Une phrase simple à écrire, mais plus compliquée à mettre en pratique. En effet, combien de fois avez vous fait une liste de to-do pour vous retrouver en fin de journée avec plus de la moitié des tâches encore non accomplies. Quelle solution adopter pour remédier à cela?
Même si tout un chacun a son organisation personnelle, partager la mienne permettra peut être à certains de parfaire la leur. Comme première tâche, je m’astreins à relire tous mes mails de la semaine précédente afin de voir toutes les tâches confiées, effectuées ou non effectuées. (Personnellement, je préfère effectuer cette action le dimanche en savourant un bon verre de thé).
Une fois cette relecture effectuée, j’ai un aperçu total des tâches qui nécessitent un suivi. Ceci fait, il est désormais temps de jeter un coup d’oeil à ma feuille de route afin de me remémorer les actions déjà planifiées lors de la définition de la stratégie. Pour les actions marketing et communication de l’agence, j’utilise une feuille de route similaire à ce modèle téléchargeable sur notre site web.
Une fois cette revue effectuée, je peux commencer à prioriser les tâches et à donner à chaque élément une place sur mon calendrier (vous pouvez utiliser Google Calendar, Outlook ou iCal). L’idée est de bloquer un temps de travail pour chaque tâche et vous astreindre à le respecter.
Attaquez-vous d’abord aux tâches les plus importantes
Comme vu dans le paragraphe précédent, vous avez une liste de to-do à réaliser dans la semaine. Mais comment avez-vous fait pour choisir l’emplacement de chaque tâche? Par ordre de priorité me direz-vous sûrement. Car, de toutes vos tâches, il y en a qui sont importantes et d’autres qui frôlent l’urgence. Regardez les tâches qui doivent absolument être faites pour vous faire avancer. Programmez les plus importantes de la journée pour le matin ; c’est bien le moment où l’on se sent le plus en forme non?
Pour rappel, les priorités sont ces choses que vous devez faire et qui contribuent significativement à l’atteinte de vos objectifs.
Commencer par les tâches prioritaires vous permet de donner le ton pour le reste de la journée, mais surtout donne la possibilité à votre entreprise d’avancer beaucoup plus rapidement.
Déconnectez-vous pour optimiser votre concentration
La technologie nous permet d’aller plus vite, mais nous ralentit également et ce à de nombreux égards. Combien de temps passez-vous sur votre smartphone à répondre à des chats sur Whatssap ? Combien de fois consultez-vous votre profil Facebook ou entamez une discussion sur Messenger? Combien de collaborateurs agissent de la sorte au sein de votre organisation?
Nous sommes tous quasiment accro à la technologie? Mais à certains moments, elle ne fait que nous rendre contre-productif. Les smartphones sont parmi les outils qui jouent le plus sur votre productivité.
Comment faire dans ce cas? Construire des moments d’attentions. La radicalité de votre décision ne dépendra que de votre volonté à augmenter votre productivité. Vous pouvez vous limiter à désactiver la sonnerie de téléphone, Facebook et ses notifications, éviter les sites de divertissement ou aller plus loin encore et vous fixer des heures précises pour lire et répondre à vos mails, ou juste regarder votre téléphone, etc.
Vous pouvez désormais réellement vous concentrer sur ce que vous devez faire.
Automatisez les tâches chronophages et récurrentes et définissez des processus
La mise en place de process est une action qui facilite la vie des entreprises. Cela vous permet de définir un processus et de le faire appliquer par toutes les ressources qui devront effectuer la tâche pour laquelle le processus a été établi. Un gain notoire de temps.
En effet, la définition de processus vous permet non seulement de suivre une ligne de conduite approuvée pour effectuer une tâche mais vous permet également de déléguer plus facilement certains projets sans avoir à répéter vos instructions à tout nouveau membre. Les processus vous permettent par conséquent de définir un ensemble d’instructions pour exécuter une tâche spécifique.
L’automatisation est également un bon moyen de gagner du temps et d’améliorer votre performance. Grâce à une bonne programmation vous n’avez qu’à vous concentrer sur le suivi.
Savoir profiter de ses moments off
Last but not least, quand vous quittez le bureau le soir, essayez de vous déconnecter du travail. Dans notre société actuelle, cela peut être moins important quand vous êtes encore jeune et célibataire. Cependant, profiter de ses moments off est une pratique cruciale quand vous avez un partenaire ou une famille.
Votre temps en dehors du travail contribue grandement à votre temps au travail. Donnez à chacune de ces deux familles l’attention dont elle a besoin afin de garder un équilibre.
Voici 5 habitudes qui peuvent vous permettre d’optimiser votre productivité et améliorer les performances de votre équipe. Nous aurions pu parler de la règle des 2 minutes (toutes les tâches que vous pouvez faire en deux minutes ne les reportez pas), mais il faut bien savoir s’arrêter à un moment.
Une bonne organisation permet à une entreprise d’aller beaucoup vite dans son travail. Profitez de ces 5 conseils pour améliorer votre performance au travail ainsi que celles de votre équipe.